Level9 | Mein Papierloses Büro - Vorgehensweise Dokumentenablage am Beispiel Handyvertrag

Zu jedem Programmbeginn werden die bei der Installation eingegebenen Benutzerdaten (Login, Passwort) abgefragt. Nach korrekter Eingabe dieser Daten öffnet sich die Benutzeroberfläche des Papierlosen Büros.

Archive werden im Papierlosen Büro über die Zuordnung zu Kontakten abgespeichert. Es muss also immer zuerst ein Kontakt hinterlegt werden. In unserem Beispiel kann der Handyshop, indem der Vertrag geschlossen wurde, als Kontakt hinterlegt werden. Auch ein konkreter Ansprechpartner kann angegeben werden.

• Neuen Kontakt anlegen

• Es öffnet sich das folgende Fenster. Die markierten Felder sind Pflichteingaben. Der obere Teil bezieht sich auf allgemeine Angaben zum Kontakt. Im unteren Teil des Fensters kann dann der konkrete Ansprechpartner mit Telefonnummer hinterlegt werden. Im Falle unseres Beispiels ist die Angabe des Ansprechpartners vorteilhaft, falls Probleme mit dem Handy oder einer Rechnung des Vertragspartners auftreten.
  
  
  
  Durch Klick auf "Speichern" werden die Daten im Papierlosen Büro hinterlegt.

• Anschließend kann dem Kontakt Handyshop ein Archiv zugeordnet werden. Dem Handyvertrag kann nach dem Einscannen ein Erinnerungstermin vergeben werden. So kann die Kündigungsfrist nicht verpasst werden.
• Archiv hinzufügen
• Es öffnet sich dann der Archiv Assistent:
  
  
  
  
  Als erstes sollte immer der Name des Archivs angegeben werden. Dann ist der Ablageort zu wählen. Als Ablage (Ablegen in) wurde für den Handyvertrag "Verträge" gewählt.
  Falls Ihnen der Handyvertrag in digitaler Form vorliegt, kann er durch Klick auf "Seite(n) hinzufügen" von Ihrem Rechner hinzugefügt werden. Falls Sie den Vertrag scannen möchten, ist der Button "Seite(n) scannen" auszuwählen.
  Wenn Ihr Vertrag aus mehreren Seiten besteht, kann das Dokument über "Weitere Seite(n) scannen" bzw. "Weitere Seite(n) hinzufügen" vervollständigt werden.
  Um anschließend einen Erinnerungstermin festzulegen, ist in den Tab "Erinnerung" zu wechseln. Dort finden Sie folgende Oberfläche vor:
  
  

• Zum eingestellten Datum wird bei Programmstart am fälligen Termin auf das Dokument hingewiesen. In unserem Beispiel wäre der 20.01.2011 ein geeigneter Termin, damit die Kündigungsfrist eingehalten wird. Als Betreff wird "Vertrag kündigen" angeben.
  Durch Klick auf "Archiv ablegen" wird der Vertrag im Papierlosen Büro hinterlegt.
• Am 20.01.2011 würde sich bei Programmstart dann folgendes Fenster öffnen, um auf den Termin hinzuweisen:
  
  
  
  Der Termin kann über die jeweiligen Schaltflächen (siehe obige Abbildung) verschoben oder gelöscht werden. Falls der Handyvertrag beispielsweise um weitere 24 Monate verlängert wird, muss er durch den Button "Termin verschieben" nicht noch einmal gescannt werden.